Obecné nařízení na ochranu osobních údajů neboli GDPR, které začne platit od 25. května 2018, stresuje celou řadu firem. Na poslední chvíli se objevují stále další a další oblasti, kde bude zabezpečení osobních dat klíčové. Jednou z nich je i tisk firemních dokumentů.
Proč tisk firemních dokumentů?
Nakládání s osobními údaji se netýká pouze webových prezentací a informačních systémů, ale také tisku firemních dokumentů. Jméno společně s dalšími informacemi se zpravidla nachází na různých smlouvách, seznamech klientů a nabídkách. Z tohoto důvodu by se firmy měly v rámci příprav na GDPR zaměřit také na tiskovou infrastrukturu. Jaké kroky podniknout?
Zabezpečení přenosu a tisku
Velký kus práce za firmy dokáže udělat moderní řešení řízení tisku a ukládání dat. Základem jsou šifrované přenosy a ukládání šifrovaných dat na tiskových serverech a pevných discích tiskáren. Přenos tiskových dat mezi zařízením a tiskárnou by vždy měl být zabezpečen. Dalším krokem, který dává smysl především ve větších firmách a korporacích, je aktivace tisku výhradně po autentizaci přes zaměstnaneckou kartu. Díky tomu je minimalizováno riziko, že se tisk respektive osobní data dostanou do nesprávných rukou. Zde je však důležité upozornit na to, že vytištěné stránky by nikdy neměly zůstat ležet bez dozoru na výstupním zásobníku tiskárny.
Chytré multifunkční tiskárny jsou dobrý tip
S osobními údaji se ve zvýšené míře nakládá například na mzdovém, personálním či obchodním oddělení. Dodržovat nařízení může být v některých případech snazší po nasazení malých multifunkčních tiskáren přímo do těchto oddělení. Zaměstnanci nebudou muset sdílet tiskárnu s dalšími lidmi a řešit autorizaci. Takové řešení dokáže ušetřit čas, což se vzhledem k množství otazníků kolem GDPR jednoznačně hodí. Nepodceňujte přípravu a myslete i na takové věci, jako je tisk firemních dokumentů s osobními údaji.
https://www.s3c.cz/blog/posts/firmy-musi-kvuli-gdpr-promyslet-i-bezpecnost-tisku-dokumentu
Komentáře